Hoe zit het met btw en facturen?

Btw (belasting over de toegevoegde waarde, ook omzetbelasting) is belasting die je als ondernemer bij je klant in rekening brengt en daarna afdraagt aan de Belastingdienst. De btw die jij zelf betaalt over zakelijke kosten, zoals je hosting of je laptop, mag je meestal weer aftrekken.

Na je inschrijving bij de KVK beoordeelt de Belastingdienst of je ondernemer bent voor de btw. Is dat zo, dan krijg je twee nummers. Volgens de KVK (opent in een nieuw tabblad)¹ is het btw-id voor je klanten. Dat zet je op je facturen en op je website als je verkoopt. Het omzetbelastingnummer gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst, omdat er je burgerservicenummer in zit.

De meeste ondernemers doen elk kwartaal btw-aangifte. Had je in een kwartaal geen omzet en geen kosten, dan doe je een nulaangifte. Een aangifte overslaan kan niet. Heb je je nog niet ingeschreven, lees dan eerst Moet ik me inschrijven bij de KvK?

Nederland heeft drie btw-tarieven. Volgens de Belastingdienst (opent in een nieuw tabblad)² geldt het algemene tarief van 21 procent voor alle producten en diensten die niet zijn vrijgesteld en niet onder het verlaagde tarief vallen. Het verlaagde tarief van 9 procent geldt onder meer voor etenswaren en sommige diensten. Het 0-procenttarief geldt vooral bij bepaalde leveringen over de grens.

Abonnementen op software, toegang tot een online tool en betaalde functies in een app vallen in de meeste gevallen onder het algemene tarief. Verkoop je iets bijzonders, zoals digitale boeken of een dienst die mogelijk is vrijgesteld, dan is het verstandig het tarief na te vragen bij de Belastingdienst of je boekhouder.

Verkoop je aan consumenten, dan noem je de prijs inclusief btw. Verkoop je alleen aan bedrijven, dan is een prijs exclusief btw gebruikelijk, zolang je dat duidelijk vermeldt. Welke regels er voor prijzen in je betaalscherm gelden, lees je in Betalingen ontvangen.

De kleineondernemersregeling (KOR) is een btw-vrijstelling voor kleine ondernemers. Volgens de Belastingdienst (opent in een nieuw tabblad)³ kun je meedoen als je onderneming in Nederland gevestigd is en je omzet niet meer is dan 20.000 euro per kalenderjaar. Die grens geldt voor het jaar waarin je je aanmeldt én voor het jaar daarvoor.

Wat het betekent, staat ook bij de Belastingdienst (opent in een nieuw tabblad)⁴:

• Je rekent geen btw aan je klanten en doet in principe geen btw-aangifte.
• Je kunt de btw over je eigen kosten en investeringen niet terugvragen.
• Komt je omzet in een kalenderjaar boven de 20.000 euro, dan meld je je meteen af. Vanaf dat moment reken je weer btw.

Aanmelden doe je zelf, bij de Belastingdienst. Dat kan pas als je je btw-nummers hebt. Het aanmeldformulier (opent in een nieuw tabblad)⁵ moet minstens vier weken voor het begin van het tijdvak binnen zijn waarin je wilt starten.

Is de KOR slim voor jou? Dat hangt af van je klanten en kosten. Verkoop je vooral aan consumenten, dan kan je prijs lager uitvallen. Verkoop je aan bedrijven, dan maakt btw voor hen weinig uit, omdat zij die meestal aftrekken. Heb je bij de start veel kosten, dan mis je met de KOR de btw die je anders terugkrijgt. Dat is een fiscale keuze, en belastingadvies geven we niet zelf. Reken hem door met een boekhouder.

Een factuur stuur je verplicht aan andere ondernemers en aan rechtspersonen. Aan consumenten hoef je volgens de Belastingdienst (opent in een nieuw tabblad)⁶ meestal geen factuur te sturen, al vinden veel klanten het prettig. Doe je mee aan de KOR, dan hoef je geen factuur te maken.

Stuur je wel een factuur, dan moet die volgens de Belastingdienst (opent in een nieuw tabblad)⁷ onder meer bevatten:

• je volledige naam en die van je klant, met beide adressen;
• je btw-id en je KVK-nummer;
• de datum en een uniek, opvolgend factuurnummer;
• een omschrijving van de dienst en de periode of datum waarop je hem leverde;
• het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag.

Een betaalprovider of boekhoudpakket maakt vaak automatisch facturen, en ook je app kan dat doen. Dan moeten al deze gegevens erop staan. Dat zetten we voor je goed. Je administratie, ook je facturen, bewaar je volgens de Belastingdienst (opent in een nieuw tabblad)⁸ in de regel zeven jaar.

Een online tool is zo te gebruiken vanuit België of Duitsland. Voor digitale diensten aan particulieren in andere EU-landen gelden eigen regels. Volgens de Belastingdienst (opent in een nieuw tabblad)⁹ geldt een drempel van 10.000 euro per kalenderjaar voor die verkopen samen. Blijf je eronder, en bleef je daar ook het jaar ervoor onder, dan mag je Nederlandse btw rekenen. Ga je erboven, dan reken je de btw van het land van je klant.

Dat hoef je niet in elk land apart aan te geven. Via het éénloketsysteem (One Stop Shop, OSS) doe je per kwartaal één melding bij de Nederlandse Belastingdienst voor al die landen samen. Gebruik je dat systeem, dan geldt volgens de Belastingdienst (opent in een nieuw tabblad)⁸ voor die verkopen een bewaarplicht van 10 jaar.

Verkoop je aan bedrijven in andere EU-landen, dan gelden weer andere regels. Dit is een goed moment om een boekhouder in te schakelen. Dat geldt ook als je de KOR gebruikt en buitenlandse klanten hebt.

De meeste fouten met btw ontstaan niet door ingewikkelde regels, maar door rommel. Wat helpt:

• Een vaste dag per kwartaal voor je aangifte. Wachten tot het laatste moment maakt het alleen zwaarder.
• Bonnen en facturen meteen digitaal bewaard, ook die van je abonnementen op tools en hosting. Daar zit vaak btw in die je mag aftrekken, of juist buitenlandse btw die je niet mag aftrekken.
• Een betaalprovider die aansluit op je boekhouding. Dan staan je verkopen al klaar als je aangifte doet.
• Buitenlandse klanten apart bijgehouden, zodat je ziet wanneer je in de buurt van de EU-drempel komt.

Het technische deel regelen we voor je: je app en je betaalprovider laten aansluiten op je boekhouding, en verkopen per land bijhouden. De aangifte zelf doe jij of je boekhouder.

Rekenen je abonnementen voor tools zoals Lovable of je hostingpartij buitenlandse btw of helemaal geen btw, vraag dan je boekhouder hoe je die verwerkt. Bij diensten van buiten Nederland gelden soms andere regels voor wie de btw aangeeft.