Moet ik me inschrijven bij de KvK?

De KVK (Kamer van Koophandel) houdt het Handelsregister bij: de officiële lijst van bedrijven in Nederland. Of je je moet inschrijven, hangt af van de ondernemerscriteria. Volgens de KVK (opent in een nieuw tabblad)¹ moet je aan alle drie voldoen:

1. Je levert zelfstandig producten of diensten, of je bereidt dat voor.
2. Je vraagt een prijs of tarief waarmee je geld verdient.
3. Je levert regelmatig producten of diensten aan anderen dan alleen familie of vrienden.

Voor een vibecode-project betekent dat in de praktijk: bouw je een app voor jezelf of laat je een paar vrienden gratis meekijken, dan ben je meestal geen ondernemer. Vraag je een abonnement, verkoop je toegang of laat je bedrijven betalen voor je tool, dan voldoe je al snel aan alle drie.

Het gaat om wat je doet, niet om hoeveel je verdient. Er is geen bedrag waaronder je automatisch vrijgesteld bent van inschrijving. Twijfel je, dan kun je contact opnemen met de KVK. In een adviesgesprek zetten we ook met je op een rij hoe jouw project zich tot de drie criteria verhoudt.

Verdien je iets met je project, maar voldoe je niet aan de ondernemerscriteria, dan hoef je je niet in te schrijven. Je moet dat geld wel opgeven bij de Belastingdienst. De KVK (opent in een nieuw tabblad)¹ noemt dit inkomsten uit overige werkzaamheden. Hoe dat precies werkt, staat bij de Belastingdienst (opent in een nieuw tabblad)². Voor je eigen situatie is een boekhouder het juiste adres.

Een voorbeeld. Je bouwt een planningstool voor je eigen hardloopclub en de club betaalt eenmalig een vergoeding. Dat is één klant en één keer. De kans is groot dat je dan geen ondernemer bent. Bied je dezelfde tool daarna aan alle hardloopclubs in Nederland aan, met een maandabonnement, dan verandert dat. Je levert dan regelmatig en aan anderen, voor een prijs.

Schrijf je je in, dan ziet de Belastingdienst je vanaf dat moment als ondernemer, ook als je nog geen klanten hebt. Dat staat op de site van de KVK (opent in een nieuw tabblad)³.

Een rechtsvorm is de juridische vorm van je bedrijf. Voor de meeste vibecoders gaat de keuze tussen een eenmanszaak en een bv. De KVK (opent in een nieuw tabblad)⁴ zet de verschillen op een rij:

• Eenmanszaak. Je kunt snel starten en de administratie is eenvoudiger. Je bent wel privé aansprakelijk: schulden van je bedrijf kun je met je eigen geld moeten betalen. Een eenmanszaak heeft één eigenaar.
• Bv (besloten vennootschap). Voor de oprichting heb je een akte van de notaris nodig. De geldzaken van het bedrijf zijn gescheiden van je privégeld, en bij schulden of schade is eerst de bv aansprakelijk. Je kunt een bv met meerdere mensen hebben en investeerders aandelen geven.

Volgens de KVK kiezen veel starters eerst voor een eenmanszaak, omdat ze in het begin weinig winst maken. Een bv kan voordelen hebben bij veel winst of als je investeerders zoekt. Alleen om niet privé aansprakelijk te zijn is volgens de KVK geen logische reden voor een bv.

Voor een softwareproject kan het risico hoger liggen dan je denkt. Denk aan een datalek in je app of een klant die schade lijdt doordat je tool niet werkt. De keuze maak jij, en belasting- en rechtsvormadvies geven we niet zelf. Wel zetten we op een rij wat er voor jouw app speelt, zoals de risico's van je software, en zeggen we wanneer een boekhouder of jurist verstandig is. Die kijkt ook naar je belastingen. Bouw je samen met iemand anders, dan zijn er nog andere vormen, zoals de vof. Ook die staan bij de KVK.

Je schrijft je in vanaf het moment dat je start met je bedrijfsactiviteiten. Volgens de KVK (opent in een nieuw tabblad)³ kan dat vanaf een week voor je startdatum tot een week erna. Ben je nog aan het voorbereiden, dan mag je je ook al eerder inschrijven.

De inschrijving begint online bij de KVK en wordt afgerond bij een KVK-kantoor. Bij een bv loopt de oprichting via de notaris; hoe de inschrijving dan gaat, staat bij de KVK. Inschrijven doe je zelf. Wij zetten op een rij wat erbij komt kijken en bereiden het voor.

Na je inschrijving gebeurt er een paar dingen:

• Je krijgt een KVK-nummer. Dat hoort op je website en je facturen.
• De Belastingdienst stuurt je meestal binnen twee weken een btw-id en een omzetbelastingnummer. Het btw-id is voor je klanten, het omzetbelastingnummer voor je contact met de Belastingdienst. Dat staat bij de KVK (opent in een nieuw tabblad)⁵. Wat je daarna met btw doet, lees je in Btw en facturen.
• Je bedrijfsgegevens staan in het openbare Handelsregister. Werk je vanuit huis, dan staat bij de KVK welke van je gegevens zichtbaar worden.

Verkoop je online aan consumenten, dan moeten je bedrijfsnaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, KVK-nummer en btw-nummer makkelijk te vinden zijn voordat iemand iets koopt. Dat schrijft de ACM (opent in een nieuw tabblad)⁶ voor. Een vaste plek onderaan elke pagina werkt goed, en die zetten we voor je in je app. Met je inschrijving kun je ook een zakelijke rekening openen, wat handig is als je betalingen gaat ontvangen.

Met een inschrijving ben je officieel ondernemer, en daar horen een paar vaste taken bij. Je houdt een administratie bij van wat er binnenkomt en uitgaat. Volgens de Belastingdienst (opent in een nieuw tabblad)⁷ bewaar je die in de regel zeven jaar. Je doet btw-aangifte, tenzij je de kleineondernemersregeling gebruikt, en je geeft je winst op in je aangifte inkomstenbelasting of, bij een bv, in die van de bv.

Een paar zaken staan los van je inschrijving, maar worden belangrijker zodra je klanten hebt:

• Je verwerkt gegevens van je gebruikers, dus de AVG geldt. Lees Privacy en de AVG.
• Je wilt duidelijke afspraken over wat je levert en wat niet. Lees Algemene voorwaarden.
• Je wilt betaald worden zonder handwerk. Lees Betalingen ontvangen.

Dit hoeft niet allemaal tegelijk geregeld te zijn. In een adviesgesprek zetten we op een rij wat er voor jouw app nodig is en wanneer, zodat je niet pas bij je eerste klant ontdekt wat er nog mist.